Aviso de Privacidad Global de Ford para Reuniones Grabadas

Fecha de vigencia: 24 de septiembre de 2024


Este Aviso de Privacidad Global de Ford para Reuniones Grabadas ("Aviso") explica cómo Ford Motor Company y los miembros de la familia de empresas Ford Motor Company (en conjunto, "Ford", "nosotros", "nos" o "nuestro") recopilan, usan, almacenan y divulgan tu Información Personal cuando asistes a una reunión que se grabe o transcriba ("Reunión Grabada"), incluso a través de Webex, Microsoft Teams y otras herramientas similares (en conjunto, el "Sitio"). Nuestra “familia de compañías” es el grupo de compañías relacionadas con nosotros por control o propiedad común.

El propósito de este Aviso es explicar cómo y por qué procesamos Información Personal sobre ti cuando participas en una Reunión Grabada. Sin embargo, también puedes tener responsabilidades en relación con la Información Personal de otras personas, que incluyen proteger la Información Personal; informar cualquier pérdida o uso compartido accidental de Información Personal; e incorporar requisitos de protección de datos si diseñas sistemas, prácticas o procedimientos de Ford. La información adicional sobre tus obligaciones se establece en la política Estamos Comprometidos con el Mantenimiento de Prácticas de Privacidad Efectivas (es necesario el ingreso a VPN de Ford) que puede ser completada por las políticas locales.

La entidad de Ford que actuará como el controlador que procese tu Información Personal será una o más de las siguientes: (1) la entidad de Ford con la que tienes una relación laboral; (2) la entidad Ford que administra tu empleo; y/o (3) Ford Motor Company.

Este Aviso complementa nuestros avisos de privacidad para diferentes servicios ("Aviso de Privacidad Principal") según sea aplicable, incluidos los siguientes:
 

• Aviso de Privacidad de B2B
• Aviso de Privacidad de FordPro aplicable, el cual se puede encontrar al visitar el sitio web de FordPro de tu país aquí.
• Aviso de Privacidad Global - Empleados (disponible en la intranet de Ford aquí)
• Aviso de Privacidad Global - Retirados, Beneficiarios, Trabajadores Eventuales y Exempleados
   

Para obtener más orientación sobre las mejores prácticas al organizar o participar en Reuniones Grabadas, el personal de Ford debe revisar el documento de Ford sobre Grabaciones en Ford: Lo Que Se Debe y No Se Debe Hacer.

RECOPILACIÓN Y USO DE INFORMACIÓN PERSONAL

Podemos recopilar, obtener o generar las siguientes categorías de Información Personal de ti o sobre ti cuando participas en una Reunión Grabada (ten en cuenta que la Información Personal específica que recopilamos acerca de ti puede no incluir todos los ejemplos detallados a continuación, y seguiremos las limitaciones y requisitos de recopilación de Información Personal del país donde trabajas):
 

• Información de Contacto, como CDSID, nombre, otros nombres (incluidos nombres preferidos, apodos, alias) e email, cuando se proporciona a través de la Plataforma.
• Perfil e Información del Participante asociada con tu perfil, como nombre, nombre de usuario, imagen, dirección de email, número de teléfono, información del trabajo, ubicación indicada, ID de usuario u otra información que proporcionas a través de la Plataforma.
• Información de Configuraciones asociada con las preferencias y configuraciones en tu perfil de usuario, como configuraciones de audio y video, ubicación de archivo de grabación, configuraciones para compartir pantalla y otras configuraciones e información de configuración.
• Información de Registro proporcionada cuando te registras para una reunión, un seminario web u otras reuniones virtuales, como el nombre y la información de contacto, respuestas a preguntas del registro y otra información de registro solicitada por el anfitrión.
• Contenido y Contexto Generados en la Plataforma, como audio, vídeo, mensajes en las reuniones y fuera de las reuniones, contenido de mensajería de chat, transcripciones, ediciones y recomendaciones de transcripciones, y archivos, así como el contexto relacionado, como detalles de la invitación, nombre de la reunión o el chat, o agenda de la reunión.
• Información de Uso de la Plataforma acerca de cómo las personas y sus dispositivos interactúan con la reunión, por ejemplo, cuando los participantes se unen a una reunión y abandonan; si los participantes enviaban mensajes y con quiénes se enviaban mensajes; datos sobre el rendimiento; acciones como activar/desactivar sonido o activar/desactivar video; y ediciones al texto de la transcripción.
• Grabaciones de Audio y Visuales, como imágenes y/o videos del usuario cuando enciende su cámara o carga una foto, que incluirán cualquier contenido de fondo en su foto o video, como su casa u oficina; grabaciones de audio de su voz si habla en la reunión; e Información Personal divulgada durante la Reunión Grabada.

Ten en cuenta que Ford no puede controlar qué información personal compartes durante reuniones y chats. Te recomendamos no compartir Información Personal Confidencial sobre ti u otra persona física en los chats o cuando se graba una reunión. La "Información Personal Confidencial" puede incluir creencias religiosas o filosóficas, raza u origen étnico, ciudadanía o condición de inmigrante, membresía de un sindicato, opiniones políticas, orientación sexual, identidad de género, información de salud, información biométrica, historial delictivo y otras categorías definidas por la ley pertinente. Si compartes tu Información Personal Confidencial durante una Reunión Grabada, se recopilará y conservará como parte del proceso de grabación y transcripción.

CÓMO UTILIZAMOS LA INFORMACIÓN PERSONAL

Podemos recopilar, acceder, recuperar, usar, analizar, organizar, estructurar, combinar, modificar, transferir, divulgar, compartir, almacenar, archivar, eliminar, destruir o procesar de otro modo tu Información Personal para llevar a cabo nuestras operaciones comerciales, como para el cumplimiento regulatorio, los litigios, la seguridad de la información, la detección y prevención de fraudes, la gestión de proveedores y abastecedores, el servicio al cliente y la tecnología de la información, y para mejorar nuestras operaciones internas, las cuales incluyen:
 

• Facilitar, Implementar y Reconstruir Reuniones y Eventos, por ejemplo, proporcionar o elaborar actas u otros registros de las conversaciones entabladas en la Reunión Grabada; desarrollar materiales internos; facilitar o proporcionar capacitación; y mejorar la calidad y eficiencia de los servicios.
• Habilitar la Comunicación y los Intercambios de Información entre los participantes de las reuniones.
• Publicación del Contenido de la Reunión Grabada, con consentimiento, como en anuncios de seminarios web, cursos y eventos de Ford organizados de forma virtual o híbrida.
• Autenticación, Integridad, Seguridad y Protección, como autenticar cuentas y actividades; detectar, investigar y prevenir conductas maliciosas, actividad fraudulenta o experiencias poco seguras; abordar las amenazas de seguridad; proteger la seguridad pública; y salvaguardar los sistemas Ford. Ford utiliza herramientas avanzadas para escanear automáticamente ciertos tipos de contenido, como archivos que se suben o intercambian a través del chat, con el propósito de detectar y prevenir violaciones de las políticas de Ford y actividades ilegales u otras actividades perjudiciales.
• Obligaciones Legales, Regulatorias y de Cumplimiento, como cumplir con requisitos legales; cumplir con la ley vigente; responder a procesos legales válidos; cumplir con las solicitudes de información exigidas por la ley o por las autoridades gubernamentales; investigar y obtener asesoramiento con fines de reclamación legal, cumplimiento, reglamentación, investigación y medida disciplinaria (incluida la divulgación de tal información en relación con un proceso o litigio legal anticipado o real); proteger a ti, a nosotros y a otros de actividades fraudulentas, maliciosas, engañosas, abusivas o ilegales; y hacer cumplir las políticas de Ford o investigar posibles violaciones de estas.

Generalmente nos basamos en la base lícita de la ejecución de un contrato al momento de procesar Información Personal relacionada con reuniones virtuales. En general, cuando grabamos una reunión, dependemos de tu consentimiento. Asimismo, podemos procesar tu Información Personal para nuestros intereses legítimos para brindar programas e iniciativas opcionales, operar nuestro negocio, cumplir con nuestras obligaciones contractuales y legales y proteger la seguridad de nuestros sistemas.

Puedes optar por no ser parte de la grabación si mantienes la cámara apagada y participas por chat en lugar de por audio; ten en cuenta que los mensajes de chat pueden mantenerse durante todas las reuniones de acuerdo con nuestras políticas de retención.

CÓMO RECOPILAMOS LA INFORMACIÓN PERSONAL

Podemos recopilar, acceder u obtener de otro modo Información Personal sobre ti de las siguientes categorías de fuentes:
 

• Directamente de Ti, cuando configuras un perfil e inicias o participas en una Reunión Grabada.
• Automáticamente desde tu Dispositivo, como tus computadoras, teléfonos móviles, smartphones y dispositivos de tablets, incluidos los dispositivos personales, si inicias sesión en nuestra red y/o usas la Plataforma.

NUESTRA DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

La Información Personal se puede proporcionar a terceros de acuerdo con nuestros fines de procesamiento. Divulgamos Información Personal con tu consentimiento, cuando nos autorizas a divulgarla a otros, y para llevar a cabo nuestras operaciones comerciales. Podemos divulgar Información Personal para los usos descritos anteriormente a las siguientes entidades e individuos.
 

• Afiliadas. Divulgamos Información Personal dentro de la familia de compañías de Ford Motor Company y nuestras filiales como parte normal de la conducción del negocio, que incluye la distribución de entrenamientos grabados a equipos de habilidades de Ford en diferentes ubicaciones.
• Invitados y Asistentes de las Reuniones. Podemos divulgar grabaciones de audio o visuales, así como transcripciones de las reuniones grabadas a individuos u organizaciones que fueron invitadas a una reunión, incluso si no asistieron.
• Proveedores de Servicio de Operación Comercial. Podemos divulgar Información Personal con proveedores o agentes que trabajan en nuestro nombre para ayudarnos a administrar nuestro negocio o ayudarnos a proteger y garantizar nuestros sistemas y servicios, lo que incluye entrenadores ejecutivos, capacitación en idiomas, TI y soporte de TI, consultores, contratistas y estudios de abogados.
• Sindicatos y Comités de Empresa. Podemos divulgar Información Personal según lo previsto en nuestros acuerdos colectivos y de reconocimiento.
• Agencias de Aplicación de la Ley, Tribunales, Agencias Reguladoras y Otras Entidades. Podemos divulgar tu Información Personal para cumplir con las obligaciones de notificación (p. ej., leyes contra la discriminación), procesos legales (p. ej., una orden judicial, una citación) u otros requisitos legales de alguna autoridad gubernamental en relación con un litigio real o inminente para proteger nuestros derechos legales o nuestra propiedad, para proteger los derechos legales, la propiedad o la seguridad física de otras personas, para investigar posibles conductas indebidas o para prevenir o detectar delitos en donde dicha divulgación sea lícita.
• Partes en Transacciones Corporativas. También podemos divulgar Información Personal como parte de una transacción corporativa o un procedimiento como una fusión, financiación, adquisición, quiebra, disolución o fusión, o de una transferencia, disolución o venta de la totalidad o una parte de nuestro negocio o nuestros activos.
• Otros Destinatarios. Podemos divulgar tu Información Personal a personas o entidades luego de tu solicitud; al público en general; y como parte de otras divulgaciones públicas.
   

La Información Personal se almacenará en los sistemas de Ford, incluidos Microsoft O365 y Webex, los cuales podrán ser hospedados y administrados por los proveedores de servicio de Ford. Estos sistemas pueden estar en tu país de residencia o en otra ubicación donde Ford, sus proveedores de servicio o abastecedores tengan operaciones, según se describe en la sección Ubicación y Transferencia de Información Personal más abajo. Cuando la ley vigente lo requiera, la divulgación de la Información Personal estará sujeta a un acuerdo que limita el propósito del procesamiento, requiere las medidas de seguridad adecuadas y garantiza el cumplimiento de la ley vigente. Para obtener más información acerca de las personas y entidades específicas que pueden procesar tu Información Personal, contáctanos como se describe en la sección Cómo Ponerse en Contacto con Nosotros a continuación.

Los servicios en línea de Microsoft se utilizan para la grabación y transcripción de las reuniones de Microsoft Teams. Para obtener más información acerca de cómo Microsoft procesa la información personal, visita el Centro de Confianza de Microsoft.

Podemos compartir información anónima, anonimizada o agregada de conformidad con la ley vigente.

PROCESAMIENTO AUTOMATIZADO

Podemos usar inteligencia artificial, algoritmos, aprendizaje automático y otros medios automatizados para procesar tu Información Personal en Reuniones Grabadas, incluso a través de Microsoft Copilot. La información recopilada a través de las Reuniones Grabadas también se puede utilizar para entrenar a dichas herramientas automatizadas. Microsoft Copilot ofrece características que optimizan la experiencia de la reunión, como el resumen de puntos clave de la conversación, el análisis de la eficacia de la reunión utilizando preguntas guía y la identificación de los próximos pasos.

Es posible que tengas ciertos derechos relacionados con dicho procesamiento automatizado, que pueden variar según tu ubicación y la ubicación de tu trabajo. Cuando lo exija la ley de protección de datos aplicable, te notificaremos antes de que tomes decisiones basadas únicamente en un procesamiento automatizado, cuando tales decisiones tengan un impacto legal significativo en ti. Tomaremos tales decisiones solo cuando tengamos una base legal para dicho procesamiento.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

Toda información confidencial o propietaria que se discuta o comparta durante una Reunión Grabada debe limitarse a los destinatarios designados y no difundirse más allá de ellos. Los destinatarios de las Reuniones Grabadas solo deben divulgar las grabaciones a las personas invitadas a la Reunión Grabada o autorizadas específicamente a recibir la grabación.

SELECCIÓN Y CONTROL DE INFORMACIÓN PERSONAL

Sujeto a las leyes de protección de aplicables, tienes algunos derechos relacionados con tu Información Personal, incluido el derecho a:
 

• Solicitar el acceso o una copia de tu Información Personal, como grabación de reuniones, que recopilamos, usamos y/o divulgamos.
• Solicitar que tu Información Personal se corrija, actualice y/o complete si tomas conocimiento de que cualquier Información Personal que tenemos sobre ti es incorrecta e incompleta o si deseas actualizar tu Información Personal.
• Obtener tu Información Personal en formato electrónico y transmitir dicha Información Personal a otro controlador de datos.
• Oponerte o restringir la recopilación, el uso, la divulgación u otro tipo de procesamiento de tu Información Personal en ciertas circunstancias.
• Retirar tu consentimiento para procesar tu Información Personal en circunstancias en las cuales nuestra recopilación, uso, divulgación u otro procesamiento se base en tu consentimiento. La revocación del consentimiento no afectará a la legalidad del tratamiento realizado sobre la base del consentimiento previo a su revocación.
• Solicitar que eliminemos, destruyamos o hagamos anónima la Información Personal que recopilamos, usamos, divulgamos o, de otro modo, procesamos sobre ti.
   

Tus derechos pueden depender de la ley local. Ford se guiará por la ley local en su respuesta a las solicitudes de derechos de privacidad. Ten en cuenta que Ford debe conservar cierta Información Personal sobre ti para cumplir con nuestras obligaciones legales y para otros fines comerciales.

Si deseas ejercer cualquiera de tus derechos con respecto a tu Información Personal, hacer preguntas sobre este Aviso o presentar una queja, envía una solicitud correspondiente según se describe en la sección Cómo Ponerse en Contacto con Nosotros de este Aviso. Si tienes alguna queja sobre el procesamiento de tu Información Personal, contáctanos primero. Sin perjuicio de lo anterior, puedes ejercer tu derecho de apelación ante la autoridad competente de protección de datos local.

Según la ley vigente, y dependiendo de la sensibilidad de la Información Personal, podemos tener que verificar tu identidad y la validez de la solicitud antes de completar tu solicitud. Esto puede requerir que brindes tu nombre, dirección de email e ID gubernamental que deberán coincidir con nuestros registros para verificar tu identidad.

El ejercicio de estos derechos puede estar restringido por las leyes aplicables de tu país de residencia o ubicación, y las exenciones conforme las leyes relevantes. En algunos casos, podemos rechazar tu solicitud conforme las leyes, por ejemplo, cuando estamos obligados legalmente o tenemos una orden judicial. No obstante, si rechazamos cumplir con tu solicitud, te informaremos la razón según lo exija la ley.

No te discriminaremos por ejercer tus derechos de privacidad al amparo de las leyes aplicables.

RETENCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL

Mantenemos las categorías de Información Personal descriptas arriba durante el tiempo que sea necesario para los fines descritos en este Aviso o que de otra manera esté permitido o autorizado por la ley. En general, esto significa guardar cada categoría de Información Personal durante el tiempo que sea razonablemente necesario para administrar nuestros registros, nuestras operaciones, o tu relación con nosotros; cumplir con otro fin divulgado para el cual recopilamos la información; o llevar a cabo un fin que sea razonablemente compatible con el contexto en el que se recopiló la Información Personal. También podemos mantener tu Información Personal cuando se requiera razonablemente proteger o defender nuestros derechos o propiedad o cuando de otra manera se nos exija o se permita conservar tu Información Personal según las leyes o regulaciones aplicables. En los lugares en donde se usa la Información Personal para más de un fin, podemos guardarla hasta que el fin con el último período venza.

Por lo general, conservamos las grabaciones de las reuniones por un período de 28 días, cuando no hay un razonamiento ni una obligación legal de conservar las grabaciones por más tiempo. Las grabaciones de la sesión de entrenamiento pueden mantenerse siempre que la formación sea relevante para nuestros empleados o siempre que nuestras políticas generales de retención nos lo permitan.

Para obtener información sobre cómo eliminar tu Historial de Interacciones de Microsoft Copilot, haz clic aquí.